Registrul jurnal, explicat pe limba patronului
Balanța îți spune unde ai ajuns la finalul lunii. Registrul jurnal îți spune tot drumul: fiecare leu, cu data la care s-a mișcat. E documentul din care se citește ritmul firmei tale.
Dacă balanța e documentul pe care nu-l deschizi, registrul jurnal e documentul de care probabil nici n-ai auzit. Și totuși, el răspunde la o categorie de întrebări la care balanța nu poate: întrebările despre timp.
01Ce e, de fapt, registrul jurnal
E jurnalul de bord al firmei: fiecare operațiune economică, înregistrată cronologic, în ordinea în care s-a întâmplat. Ai emis o factură pe 3 ale lunii, e un rând. Ai plătit un furnizor pe 7, alt rând. Au intrat bani de la un client pe 12, alt rând. La finalul lunii, jurnalul conține tot ce a mișcat în firmă, cu dată, document, explicație și sumă.
Nu e o invenție a contabilului tău: e unul dintre registrele contabile obligatorii ale oricărei firme, cerut de Legea contabilității. El există oricum. Întrebarea e doar dacă se uită cineva la el pentru tine.
02Balanța și jurnalul: fotografia și filmul
Balanța de la finalul lunii spune: „ai de încasat 197.000 lei de la clienți”. E o informație corectă și utilă. Dar nu spune de când aștepți banii ăia, cât intră de obicei pe lună, sau dacă ritmul de încasare încetinește. Astea sunt informații despre timp, iar timpul e exact dimensiunea pe care balanța o pierde când comprimă o lună într-o singură pagină de solduri.
Prima cifră e o stare. A doua e un comportament. Deciziile bune se iau pe comportamente.
Din jurnal se pot calcula lucrurile care fac diferența dintre o presimțire și o cifră: în câte zile își plătesc clienții tăi facturile, în medie; dacă ritmul ăsta se lungește față de acum trei luni; în ce zile ale lunii ies cei mai mulți bani din firmă; cât de constant e fluxul de încasări de la o săptămână la alta.
03Ce conține un rând din jurnal
Fiecare înregistrare are aceleași elemente: numărul curent, data operațiunii, documentul care o justifică (factură, extras de bancă, stat de salarii), o explicație scurtă, conturile contabile implicate și suma. Partea cu conturile e pentru contabil. Partea cu data, explicația și suma e, de fapt, perfect citibilă de oricine.
Problema nu e că jurnalul ar fi de neînțeles. Problema e volumul: la o firmă activă, o lună de jurnal înseamnă sute sau mii de rânduri. Nimeni nu le citește manual, și nici nu trebuie. Rândurile alea sunt făcute să fie prelucrate, nu citite.
Jurnalul nu se citește. Se calculează din el.
04De ce contează pentru viitor, nu doar pentru trecut
Orice estimare serioasă a banilor din lunile următoare pornește de la ritmurile din jurnal: cât încasezi de obicei, cât plătești de obicei, cu ce întârzieri reale. Balanța singură nu ajunge pentru predicție, pentru că îi lipsește exact istoricul mișcărilor. De-asta, când e vorba de întrebarea „îmi ajung banii luna viitoare?”, jurnalul e jumătatea de date fără de care răspunsul rămâne o părere.
Întrebări frecvente
- Ce e registrul jurnal, pe scurt?
- Evidența cronologică și obligatorie a tuturor operațiunilor economice ale firmei: fiecare tranzacție, cu data, documentul justificativ, explicația și suma ei. Îl întocmește contabilul, în programul de contabilitate.
- Care e diferența dintre registrul jurnal și balanța de verificare?
- Balanța arată soldurile și totalurile la finalul lunii, comprimate pe conturi. Jurnalul arată fiecare operațiune în parte, în ordinea în care s-a întâmplat. Balanța răspunde la „cât?”, jurnalul la „când?” și „în ce ritm?”.
- Trebuie să știu contabilitate ca să folosesc informația din jurnal?
- Nu, pentru că nu-l folosești citindu-l rând cu rând. Informația utilă pentru patron (ritmul de încasare, ritmul de plată, zilele grele ale lunii) se calculează din el, automat sau de către cineva care se uită în locul tău.
- De unde iau registrul jurnal al firmei mele?
- De la contabil, care îl exportă din programul de contabilitate în câteva zeci de secunde. Dacă firma e în SAGA, avem un ghid pas cu pas pentru exportul balanței și al jurnalului.
Citește și