Balanța de verificare, tradusă pe limba patronului

În fiecare lună, contabilul îți trimite un fișier cu sute de rânduri și un nume care nu invită la lectură: balanța de verificare. Majoritatea patronilor o deschid o dată, văd coloanele de cifre și codurile de patru cifre, și n-o mai deschid niciodată. E păcat, pentru că e cel mai complet document despre firma ta care există. Hai să-l traducem.

01Ce e, de fapt, balanța

Balanța e fotografia completă a firmei la finalul unei luni: toți banii, toate datoriile, tot ce ai de încasat, toată marfa, tot profitul. Fiecare rând e un „cont”, adică un sertar în care contabilitatea pune un anumit tip de valoare. Codul contului spune ce e în sertar, iar coloanele spun cât era la începutul lunii, cât s-a mișcat și cât a rămas la final.

Vestea bună: din sutele de rânduri, pentru înțelegerea firmei tale contează câteva. Restul sunt detalii tehnice de care are grijă contabilul.

02Sertarele care te interesează

• Banii: conturile care încep cu 512 sunt băncile, 531 e casieria. Adunate, îți dau banii disponibili ai firmei. Prima cifră la care te uiți.
• Clienții: 4111 e totalul facturilor emise și neîncasate. În balanța analitică, sub el apare fiecare client cu suma lui. Aici se vede cine îți ține banii.
• Furnizorii: 401 e oglinda, ce datorezi tu altora. Comparația 4111 față de 401 îți spune dacă piața te finanțează pe tine sau tu pe ea.
• Statul: conturile din zona 44 sunt taxele. 4423 e TVA de plată, 4424 TVA de recuperat, 444 impozitul pe salarii, iar 431 și 436 contribuțiile. Suma lor e factura ta către stat.
• Salariile: 421 e ce datorezi angajaților, salariile calculate și neplătite încă.
• Marfa: conturile care încep cu 3 sunt stocurile. Bani transformați în lucruri care așteaptă să fie vândute.
• Rezultatul: 121 e profitul sau pierderea. Sold pe credit înseamnă profit, pe debit pierdere.

03Verificarea de sănătate: dau totalurile egal?

Balanța are o proprietate matematică frumoasă: totalul coloanelor de debit trebuie să fie egal cu totalul coloanelor de credit, la fiecare pereche. Nu e o convenție, e felul în care contabilitatea își verifică singură corectitudinea. Dacă totalurile nu dau egal, balanța e fie neînchisă, fie exportată pe jumătate, iar cifrele dinăuntru sunt provizorii. Nu lua decizii pe o balanță care nu dă egal.

04Întrebările bune de pus contabilului

Cu balanța tradusă, discuția lunară cu contabilul se schimbă. În loc de „cum stăm?”, care primește invariabil „bine”, poți întreba lucruri cu răspuns precis:

• De ce a crescut soldul clienților cu 40.000 față de luna trecută? Cine anume n-a plătit?
• Din ce se compune TVA-ul de plată de luna asta?
• Ce e în contul 473 (sume neclarificate)? De când stă acolo suma aia?
• Avansurile date angajaților spre decontare (542) de ce nu scad?

Contabilul tău nu îți ascunde nimic. Doar că vorbește o limbă în care nu l-a întrebat nimeni, niciodată, ce înseamnă cuvintele.

Exact traducerea asta o face TRIVIZIO, automat: contabilul (sau tu) încarcă balanța analitică și registrul jurnal exportate din SAGA, iar în sub un minut primești raportul pe românește: câți bani ai, cine îți datorează, ce dai la stat și când, unde te paște o problemă. Documentul pe care nu-l deschideai devine singurul pe care vrei să-l vezi.