Cum exporți balanța analitică și registrul jurnal din SAGA, pas cu pas
Cele două documente care descriu complet firma ta se exportă din SAGA în mai puțin de două minute. Ghidul de față e pentru patronul care vrea să știe ce anume cere de la contabil, și pentru contabilul care vrea să termine repede.
Dacă firma ta e ținută în SAGA, cel mai folosit program de contabilitate din România, tot ce ai nevoie pentru o imagine completă a firmei există deja acolo. Nu trebuie introdus nimic, nu trebuie calculat nimic. Trebuie doar exportat.
01Ce exporți și de ce exact aceste două documente
Balanța analitică e fotografia firmei la finalul lunii: banii din conturi și casierie, fiecare client cu datoria lui, fiecare furnizor cu suma lui, taxele către stat, stocurile, profitul. Varianta analitică e esențială: cea sintetică arată doar totaluri („clienți: 197.000 lei”), cea analitică arată componentele (care client, cu ce sumă).
Registrul jurnal e filmul aceleiași luni: fiecare operațiune, cu data ei. Din el se vede ritmul: când au intrat banii, când au ieșit, cât de repede plătesc clienții tăi în realitate.
Fotografia îți spune unde ești. Filmul îți spune cum ai ajuns acolo și în ce ritm te miști. Pentru orice analiză serioasă e nevoie de amândouă.
02Exportul balanței analitice, pas cu pas
- Deschide SAGA C și selectează firma și luna dorită. Important: luna trebuie să fie închisă de contabil, altfel cifrele sunt provizorii.
- Intră în meniul Situații - Listări și alege opțiunea Balanțe.
- În fereastra care se deschide, selectează luna și anul.
- Bifează opțiunea „Analitice”. Ăsta e pasul pe care îl ratează cei mai mulți: fără bifă, balanța iese sintetică.
- Apasă Accept. Balanța se generează pe loc.
- Din fereastra de vizualizare, folosește butonul de export și salvează fișierul (Excel e formatul recomandat).
03Exportul registrului jurnal, pas cu pas
- Rămâi în același meniu, Situații - Listări, și alege Registrul jurnal.
- Selectează aceeași lună ca la balanță. Cele două documente trebuie să descrie aceeași perioadă, altfel nu se pot citi împreună.
- Generează și exportă fișierul, la fel ca la balanță.
Regula de aur: balanța și jurnalul merg în pereche, pe aceeași lună. O balanță pe iunie cu un jurnal pe mai e ca o fotografie dintr-un film străin.
04Greșelile care strică exportul
- Balanță sintetică în loc de analitică. Cea mai frecventă. Se repară cu o bifă.
- Luna în lucru în loc de luna închisă. Cifrele provizorii duc la concluzii provizorii.
- Perioade diferite la cele două documente. Balanța pe o lună, jurnalul pe alta.
- Export parțial. Dacă în fereastra de balanță s-au setat filtre pe anumite clase de conturi, exportul nu mai e complet. Pentru analiză, câmpurile de filtrare rămân necompletate.
Întrebări frecvente
- Nu am acces la SAGA. Cum obțin documentele?
- Le ceri contabilului, care le are la un click distanță: „te rog să-mi exporți balanța analitică și registrul jurnal pe luna trecută, în Excel”. E o cerere normală, documentele sunt ale firmei tale.
- Care e diferența dintre balanța sintetică și cea analitică?
- Sintetica arată totaluri pe tip de cont (toți clienții într-un singur rând). Analitica desface totalurile pe componente: fiecare client, fiecare furnizor, cu suma lui. Pentru orice decizie practică ai nevoie de analitică.
- Export în Excel sau în PDF?
- Excel, de fiecare dată când ai de ales. PDF-ul e bun de citit, Excel-ul e bun de prelucrat, iar orice instrument de analiză lucrează mai precis cu date structurate.
- Firma mea nu e ținută în SAGA. Am o alternativă?
- Orice program de contabilitate serios exportă balanța analitică și registrul jurnal, doar meniurile diferă. Întreabă contabilul de echivalentul din programul lui.
Citește și